"Quanto ci fa risparmiare?" è la domanda giusta, e quasi nessuno la fa prima di partire. La si fa dopo, quando bisogna decidere se continuare, e a quel punto non c'è più il numero di partenza con cui confrontarsi. Misurare il ritorno di un progetto AI è possibile, ma va deciso all'inizio cosa si misura.
Tre misure che funzionano quasi sempre
- Ore. Quanto tempo assorbe oggi l'attività, per quante persone, quante volte a settimana. Si misura con una settimana di rilevazione onesta, non con una stima a memoria. Dopo, si rifà la stessa rilevazione. La differenza, moltiplicata per il costo orario, è il primo numero.
- Errori. Preventivi da rifare, ordini inseriti male, risposte sbagliate ai clienti, traduzioni corrette a mano. Ogni errore ha un costo: il tempo per correggerlo e, a volte, un cliente perso. Si contano prima e dopo su un periodo confrontabile.
- Tempo di risposta. Quanto passa tra una richiesta e la risposta. Da tre settimane a cinque minuti per un preventivo non è solo un'efficienza interna: è un lead che non è andato dal concorrente nel frattempo.
Il numero che non si vede: il tempo restituito
La misura più importante è anche la più difficile da mettere in un foglio. Quando un titolare smette di rispondere venti volte al giorno alle stesse domande, le sei ore a settimana che recupera non vanno in "risparmio". Vanno in lavoro che prima non si faceva: seguire un cliente importante, rivedere un fornitore, pensare al prossimo anno. In un produttore di camper il dato più concreto è stato questo: meno 80% di interruzioni al titolare, e l'onboarding dei nuovi passato da otto settimane a tre. Nessuna delle due cose sta in una riga di costo, ma entrambe cambiano come l'azienda funziona.
Come impostare la misura prima di partire
Si sceglie una sola attività, si decide una sola misura principale e al massimo due secondarie. Si rileva il valore di partenza per due settimane, con le persone che fanno quel lavoro, senza abbellirlo. Si scrive su un foglio: attività, misura, valore oggi, valore atteso tra tre mesi, chi lo rileva. Quel foglio è il contratto tra chi paga il progetto e chi lo fa.
Se il valore atteso non giustifica il costo del progetto, meglio saperlo adesso. Il conto si fa in cinque minuti con un foglio: ore per attività, volte alla settimana, costo orario. Non servono tre riunioni.
Gli errori di misura più comuni
- Contare le ore risparmiate come se fossero soldi in cassa. Lo sono solo se quelle ore vengono usate per altro. Altrimenti sono capacità liberata, che è un valore diverso e va raccontato come tale.
- Misurare troppe cose. Con dieci indicatori, qualcuno migliora sempre e qualcuno peggiora sempre, e non si decide niente.
- Non contare il costo di mantenimento. Un agente AI va seguito. Le ore di chi lo segue vanno sottratte al ritorno.
- Misurare dopo un mese. Il primo mese le persone stanno ancora imparando. Il numero vero arriva al terzo.
Un progetto AI che non ha un numero di partenza non può fallire e non può riuscire. Semplicemente, a un certo punto smette. Decidere la misura prima è il modo per non arrivare lì. Del resto, sul costo di un progetto si parla sempre; sul suo ritorno, molto meno.