La domanda che mi fanno più spesso non è "cosa può fare l'AI" ma "da dove cominciamo". È la domanda giusta, perché l'errore più comune è cominciare da troppe parti insieme. Questa è la sequenza che uso con le aziende nei primi tre mesi. Non è l'unica possibile, ma è quella che evita di trovarsi a giugno con tre strumenti a metà e nessun risultato.
Settimane 1-3: capire dove si perde tempo
Prima di parlare di strumenti si parla di lavoro. Chi fa cosa, con quali file, quante volte al giorno, cosa si blocca. Non un questionario: mezze giornate nei reparti, guardando come le persone lavorano davvero. Ne esce una mappa di dieci, quindici attività ripetitive con una stima del tempo che assorbono.
In questa fase si decide anche chi guida il progetto in azienda. Non il consulente, una persona interna con ore dedicate. Senza questa figura il resto della roadmap non regge.
Settimane 4-6: una cosa sola, misurata
Dalla mappa si sceglie un solo caso. I criteri sono tre: fa perdere molto tempo, ha regole abbastanza chiare da poter essere scritte, e ha un numero che si può misurare prima e dopo. Preventivi, risposte ai clienti, traduzione di documenti, ricerca di informazioni interne: sono i candidati tipici.
Lo strumento si costruisce o si configura in poche settimane, e va in mano alle persone che faranno quel lavoro. Non a chi ha comprato il progetto. Chi lo usa ogni giorno trova in due giorni i problemi che un consulente non vedrebbe in un mese.
Settimane 7-9: regole e formazione
Mentre il primo strumento gira, si scrivono le regole. Quali dati possono entrare in un sistema AI e quali no, chi risponde di un output sbagliato, come si segnala un errore. Bastano due pagine, ma devono esistere prima che l'uso si allarghi. Ne ho scritto in dettaglio nell'articolo sulla governance minima dell'AI in azienda.
Poi la formazione, che non è un corso su cosa fa ChatGPT. È mostrare a ogni reparto il caso concreto che li riguarda, con lo strumento già pronto, e lasciare il tempo di provarlo. Da queste sessioni emergono le persone che diventeranno i referenti interni del progetto.
Settimane 10-12: misurare e decidere
Alla fine del terzo mese si torna al numero deciso all'inizio. Ore risparmiate, errori ridotti, tempi di risposta. Se il risultato c'è, il caso entra stabilmente nel processo e si sceglie il secondo dalla mappa. Se non c'è, si capisce perché prima di ripartire. Le due cose che ho visto più spesso: il processo aveva più eccezioni di quanto sembrava, o le persone non lo usavano perché nessuno aveva tolto il vecchio modo di fare.
Cosa non fare nei primi 90 giorni
- Non comprare una piattaforma prima di aver dimostrato un risultato su un caso. Le licenze si accumulano, i risultati no.
- Non partire dal progetto più ambizioso. Il "company brain" che sa tutto arriva dopo, quando i dati sono in ordine e la squadra ha già un'abitudine.
- Non fare formazione generica a tutta l'azienda. Chi non ha un caso concreto tra le mani dimentica tutto in due settimane.
Tre mesi non bastano per trasformare un'azienda. Bastano per avere un risultato misurato, una persona che ne risponde e due pagine di regole. Che è esattamente quello che serve per giustificare i mesi successivi. Su costi e formule di collaborazione ho scritto qui.